Подтверждением на списание представительских расходов являются Акт, отчет и отчетные финансовые документы (чеки, квитанции и т.д.)
К примеру Акт может выглядеть так:
Утверждаю
Генеральный директор ООО «Интеграл»
Д.А. Пупкин
______________________
(Подпись)
Акт списания представительских расходов
28.05.2012 г. г. Москва
25.05.2012 г. проведен деловой ужин с представителями ОАО «Гидра» и ООО «Энерго», в рамках которого обсуждались вопросы, касающиеся сдачи системы "ХХХ". На деловом ужине присутствовали следующие представители ОАО «Гидра»:
1. Инженер 1 категории К.А. Евухин
2. Инженер 2 категории Е.М. Лебедев
от ООО «Энерго»:
1. Главный инженер проекта С.Н. Боев
2. Инженер ОМС И.О. Зотин
и следующие представители ООО «Интеграл»:
1. Директор проекта В.С. Брагин
2. Инженер-программист В.А. Якушкин
В результате встречи достигнута договоренность о подписании Актов сдачи систем "ХХХ" на предварительных (индивидуальных) испытаниях.
Меню, счета и чеки прилагаются на 8 380 рублей 00 копеек.
Директор проекта ____________________ В.С. Брагин
или вот так:
«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный директор
________________________
/Бухарцев Г.М./
«____»______________2012 г.
АКТ №_____
на списание представительских расходов
Настоящим актом списываются расходы, произведенные ООО «Интеграл» на представительское мероприятие по приему представителей ООО «Сутана», ООО «Вихрь» и организации приемо-сдаточных испытаний системы "ХХХ".
Участники приема со стороны ООО «Грабли»:
Пичарин В.С. – Начальник ОМТС
Участники приема со стороны приглашенной стороны:
Фиркин А.В. – Главный специалист по МТС ООО «Сутана»
Ерик П.Л. – Инженер отдела МТС ООО «Вихрь»
Семенов Б.В. – Ведущий инженер МТС ООО «Вихрь»
Состав расходов - Деловой ужин
По счету №45524
На сумму 6 930, 00 руб.
Дата 25.05.12
....
ИТОГО: 6 930, 00
1. Признать представительские расходы в размере 6 930 руб. 00 коп.
2. Списать с данного отчетного лица представительские расходы в размере 6 930 руб. 00 коп. с отнесением на себестоимость услуг в пределах установленных законодательством норм.
3. Списать за счет чистой прибыли представительские расходы в размере ________ руб. __ коп.
Ответственное за прием лицо ______________/ В.С. Пичарин /
(подпись) (Ф.И.О.)
Главный бухгалтер ____________/ А.П. Бирин/
Отчет может быть произвольной формы, в котором более детально описываются действия
